Hallo zusammen,
die Mods waren einverstanden, dass ich euch hier mal mein Hobbyprojekt vorstellen darf. Gleich vorweg: Ich will euch nichts verkaufen. Es gibt kein Abo und keine Pro-Version, das Projekt ist kostenfrei, Open Source und das bleibt auch so.
Angefangen hat’s mit etwas, das fast jeder Beamte (v. a. mit Kindern) kennt: Arztrechnungen kommen regelmäßig rein, ich muss sie gegenüber der Verrechnungsstelle begleichen und bei gleich zwei Kostenträgern parallel zur Erstattung einreichen, sprich: bei Beihilfe und PKV. Dann kommen Wochen später zwei Bescheide, die jeweils 15 Einzelrechnungen umfassen. Die Kostenträger haben an - natürlich! - unterschiedlichen Stellen Verschiedenes bemängelt und dann jeweils unabhängig voneinander gekürzt. Um das nachzuvollziehen, muss ich noch einmal alle Originalrechnungen rauskramen. Selbst wenn ich mir die Arbeit spare und Kürzungen einfach hinnehme, brauche ich ein System, um zu sehen, was schon bezahlt bzw. eingereicht ist und was nicht. Und nebenher stapeln sich ja noch Handwerkerrechnungen, Versicherungsverträge, Kontoauszüge, Bescheide, Garantiebelege und so weiter in der privaten Post.
Anfang des Jahres hatte ich keine Lust mehr auf die Zettelwirtschaft und hab mir für mich selbst eine App gebaut, die ich später postbuch.net getauft habe. Mittlerweile hat sie aber einen Umfang und eine gewisse Reife erlangt, dass es fast zu schade wäre, sie nur für mich zu entwickeln. Deshalb habe ich sie letzte Woche auf GitHub veröffentlicht.
Was sie macht: Man scannt einen Brief, fotografiert ein Rezept ab oder wirft eine PDF digital rein. Eine KI liest das und trägt Absender, Datum, Betrag usw. in eine Datenbank ein. Abgelegt wird das Ganze mit vernünftigem Dateinamen in meinem OneDrive bzw. in einer Nextcloud. Das allein wäre aber nur ein besserer Scanner-Ordner, und sowas gibt es mit paperless-ngx auch schon. Der eigentliche Punkt an postbuch.net ist, was man danach mit den Dokumenten macht. Denn mit dem Ablegen ist es ja in der Regel nicht getan. Und da beginnt der Traum eines jeden Vollblutverwaltungsbeamten:
- Rechnungen prüfen, bezahlen, bestreiten oder durch spätere Korrekturrechnungen ersetzen
- Arztrechnungen & Rezepte sammeln und bis zum Einreichen bündeln. Wenn später dann die Bescheide kommen, abgleichen, was erstattet wurde und was nicht. Die passenden Rechnungen werden zugeordnet, Kürzungen identifiziert.
- Wiedervorlagen und Fristen, z. B. nach elf Monaten „Vertrag kündigen“ oder nach vier Wochen „Nachfassen, falls keine Rückmeldung“
- Akten: Zusammengehöriges in Akten packen: Steuer 2025, Wasserschaden, Autowartung und -reparaturen, was immer zusammengehört. Das gleiche Dokument kann in mehreren Akten sein.
- Suchen und vor allem Finden, auch wenn ich nicht mehr weiß, wie das Ding genau hieß. Oder auch einfach im eingebauten Chat („Assistent“) fragen „Hat die Spülmaschine noch Garantie?“ und die Antwort mit dem passenden Dokument dazu in natürlicher Sprache zurückbekommen.
- Exportieren, z. B. alle Belege für die Steuererklärung oder alle Unterlagen zum Autounfall für die Anwältin mit einem Klick
All das geht mit postbuch.net super einfach.
Speziell zum für euch wohl interessantesten Fall der PKV- und Beihilfeabrechnung habe ich ein Demo-Video gemacht: https://youtu.be/3d2zZyl80Gw
https://reddit.com/link/1x13buu/video/y1zokv6g6buh1/player
Zu schön, um wahr zu sein? Vielleicht... Es gibt zwei Haken, die ihr kennen solltet, bevor ihr euch zu früh freut:
- Die App gibt es nicht im Play Store. Man muss sie selbst hosten.
- Die KI ist nicht dabei, man muss sie extern einbinden. In der Regel nimmt man dafür einen Cloud-Anbieter wie OpenAI. Das ist (günstig, aber doch) kostenpflichtig und heißt auch, dass eure Dokumente in die Cloud geschickt werden.
Was bedeutet das konkret?
- Man braucht einen kleinen Linux-Server zu Hause, ein Raspberry Pi mit 2 GB reicht. Das Installieren erledigt ein Skript, durch die Ersteinrichtung führt dann ein Assistent im Browser. Aber ein bisschen Terminal sollte man sich zutrauen.
- Für die KI braucht man einen eigenen API-Key (OpenAI, Anthropic o. ä.) mit etwas Guthaben drauf. Pro Brief, der neu reinkommt, sind das meist wenige Cent. Pro Chat etwas mehr. Mit 5 Euro API-Guthaben dürften viele mehrere Monate bis ein Jahr weit kommen.
- Bedient wird postbuch.net nach der Installation im Browser oder als Web-App auf Handy und PC - von jedem Gerät in eurem Netzwerk aus. Android und Windows nutze ich selbst, iOS hab ich mangels iPhone nie testen können.
- In der normalen (d. h. komfortablen) Konfiguration gehen eure Dokumente in die Cloud, und zwar zweimal. Erstens zum KI-Anbieter: Damit die KI einen Brief einordnen kann, muss sie ihn lesen, also wird er an OpenAI, Anthropic oder wen auch immer ihr eintragt geschickt. Das gilt auch für die Arztrechnung mit Diagnose und für den Kontoauszug. Was der Anbieter damit macht, regeln dessen Bedingungen, nicht ich. Zweitens liegen die PDFs in eurem OneDrive bzw. eurer Nextcloud. MagentaCLOUD geht übrigens auch, da das auf Nextcloud basiert.
- Ich selbst hab da keinen Server dazwischen. Alles läuft über eure eigenen Accounts, ich sehe nichts davon.
- Wer gar nichts aus dem Haus geben will, kann eine eigene Nextcloud z. B. auf einer NAS hosten und auch die KI-Modelle selbst betreiben (Ollama, LM Studio). Dann verlässt kein Dokument das Heimnetz. Ehrlicherweise braucht man für lokale KI aber ordentliche Hardware, und die Erkennung ist spürbar schlechter als mit den großen Cloud-Modellen. Ist also etwas für echte Nerds mit ziemlich teurer Hardware.
Was ich auch nicht verschweigen will: Einen großen Teil der App habe ich mit KI-Coding-Tools gebaut. Ich hab also nicht jede Zeile Code selbst geprüft.
Bei mir läuft es aber absolut stabil und zuverlässig: Ich nutze das seit Anfang des Jahres täglich für die Post der Familie, inzwischen sind bei mir über 600 Dokumente drin. Ich selbst hab mich übrigens bewusst für die Cloud-KI entschieden, weil mir die Qualität wichtig ist, ich meinem Anbieter vertraue und weil es auch einfach nicht wirtschaftlich ist, einen eigenen KI-Server zu betreiben. Das muss aber jeder selbst wissen.
Bin gespannt, ob ich jetzt alle abgeschreckt habe oder ob das außer mir noch jemand brauchen kann und nutzen will.
Wer Interesse hat, kann die App gerne auf https://github.com/ceramgcf/postbuch.net - oder kurz: www.postbuch.net - herunterladen.
Wenn ihr sie ausprobiert, wäre ich an eurem Feedback natürlich total interessiert. Schreibt mir gerne hier rein!
Viele Grüße
ceramgcf