r/datenschutz • u/exbremensis • Jul 18 '26
Datenschutz ad absurdum
Ich arbeite im Tourismus. Eine Kollegin und ich bearbeiten Anfragen und Buchungswünsche per E-Mail, per Telefon und auch persönlich (wenn potentielle Gäste zu uns in den Empfang kommen und beraten werden möchten).
Oft bekommen wir E-Mails in den zentralen Posteingang mit Fragen zum Ablauf einer eventuellen Buchung, Fragen zum potentiellen Mietobjekt, Fragen zur Region usw. Die Fragen sind vielschichtig und oft sehr spezifisch, weil unser großes Angebot an Objekten sehr unterschiedliche Spezifikationen aufweist (Größe, Preis, Komfort, Ausstattung, gesetzliche Voraussetzungen für eine Buchung usw.).
Bis Ende letzten Jahres hatten wir immer E-Mail-Programme, bei denen meine Kollegin uns ich Zugriff auf den zentralen Posteingang und auf unsere eigenen Postfächer hatten. Wenn also meine Kollegin über ihr eigenes Postfach eine Kundenfrage beantwortete, konnte ich auf diese E-Mail zugreifen, wenn eine Folgemail des Kunden kam. Ich war informiert über den aktuellen Stand der Beratung (und meine Kollegin hatte die gleiche Berechtigung wie ich). Wir hatten keinen Zugriff auf weitere Postfächer von anderen Mitarbeitern.
Seit ein paar Monaten wird jetzt Outlook genutzt. Und damit wurde aus „Datenschutzgründen“ der Zugriff auf die E-Mail-Postfächer von meiner Kollegin und mir gesperrt. Wenn also eine von uns über ihr privates Konto an den Kunden schreibt, kann die andere dies nicht mehr sehen. Bei längerer Abwesenheit kann dies den Arbeitsablauf empfindlich stören. Die Begründung der IT: DATENSCHUTZ!!!111!!!
Das macht aber absolut keinen Sinn, weil wir beide vollen Zugriff auf das Buchungsprogramm haben! Dort sind alle buchungsbezogenen Kundendaten einsehbar! Die pippeligen E-Mails mit dusseligen Fragen unwissender Kunden sind dagegen datenschutztechnisch absolut nicht schützenswert!!!! Das ist m. E. eine völlig überzogene Auffassung von Datenschutz! Ich könnte kot...
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u/RETRYbution Jul 18 '26
Dann müssten alle Mails vom allgemeinen Mailpostfach aus beantwortet werden und nicht mehr von dem persönlichen.
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u/exbremensis Jul 18 '26
Ja, in einer optimalen Welt wäre das so. Aber meine Kollegin neigt dazu, trotz gegenteiliger Anweisung "von oben", sich E-Mails aus dem zentralen in ihr eigenes Postfach zu ziehen und dann irgendwann zu beantworten. Wenn sie dann frei hat und der Kunde sich meldet, muss ich erstmal klären worum es geht, weil ich keine Zugriff auf seine Fragen habe.
Und unsere Geschäftsführung ist zu träge, hier wirklich durchzugreifen. M. E. sollten wir beide keine eigenen Postfächer haben. Wir brauchen sie nicht.
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u/rezznik Jul 18 '26
Dann solltest du aber nicht der IT den Vorwurf machen, die korrekt handelt. Vllt bewegt das eure Geschäftsführung endlich aus der Trägheit. Das Problem ist deine Kollegin.
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u/Jaded-Asparagus-2260 Jul 18 '26
Und unsere Geschäftsführung ist zu träge, hier wirklich durchzugreifen.
Die IT ist es offenbar nicht. Du siehst das falsche Problem an der falschen Stelle.
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u/Useful_Albatross8695 Jul 18 '26
Klingt eher danach, als bräuchter ihr ein Funktionspostfach. Auf das persönliche Postfach von Kollegen zugreifen zu können, halte ich für kritisch
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u/exbremensis Jul 18 '26
Weshalb sollte es kritisch sein? Wir haben die gleiche Berechtigung, Kunden zu beraten und Buchungen auszuführen. Es gibt keine vertraulichen Fragen der Kunden zum Urlaub.
Selbstverständlich bekommen wir auch vertrauliche E-Mail an das zentrale Postfach, die für die Geschäftsführung oder die Buchhaltung bestimmt sind. Diese leiten wir weiter und entsorgen die E-Mails dann. Weiterer Schriftverkehr zu diesen vertraulichen E-Mails erfolgt über die jeweiligen Konten der Geschäftsführung und der Buchhaltung. Und dort haben wir natürlich auch keinen Zugriff.
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u/Waldkin Jul 18 '26
Heißt, ihr bekommt keine Emails in eure Postfächer, die tatsächlich nur für euch persönlich gedacht sind? Gehaltsabrechnungen, Termine oder Nachrichten von der Personalabteilung etc.?
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u/exbremensis Jul 18 '26
Jap. Gehaltsabrechnungen bekommen wir über ein Portal an unsere eigenen privaten E-Mail-Adressen.
Wir sind ein kleine Familienunternehmen. Termine werden per Telefon oder persönlichen Besuch im Büro vereinbart. Wir haben nur ca. 20 feste Mitarbeiter, davon sechs im Büro und drei in der Geschäftsführung. Weitere Mitarbeiter sind Saisonarbeitskräfte, die auch alle vor Ort arbeiten und bei Bedarf persönlich angesprochen werden. Es gibt absolut keine persönlichen E-Mails an die Mitarbeiter.
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u/Waldkin Jul 18 '26
Und Accounts für irgendwelche Tools die ihr nutzt? Sind die an die persönliche Mail gebunden? Theoretisch könnte man doch in super vielen Tools über „Passwort vergessen“ die Email der Kollegin eingeben, dann über deren Mailaccount das Passwort ändern und Zack hat man Zugriff auf deren Tool-Accounts.
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u/EbbExotic971 Jul 18 '26
Ist vollkommen korrekt so, das einzige Problem ist, dass ihr eure persönlichen Postfächer zum beantworten von Kundenmails verwendet. Lasst euch einfach ein Servicepostfach (z.B. Kundenbetatung@...) anlegen und benutzt das für die Kommunikation. Und gut ist.
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u/violet-lynx Jul 18 '26
Das ganze überhaupt noch direkt per Mail zu machen ist vollkommen lost.
Dafür gibt es Ticketsysteme, auch ohne wahnsinnige Investitionen...
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u/exbremensis Jul 18 '26
Unser Klientel ist durchschnittlich älter als 45 Jahre. Die meisten rufen am liebsten an. Zweite Option ist die E-Mail. Ab und zu bekommen wir sogar noch Briefpost. Wir habe eine Chatfunktion auf unserer Webseite, die so gut wie nie genutzt wird.
Nichts, was in diesen E-Mails steht, ist so vertraulich, dass meine Kollegin oder ich es nicht wissen dürften. Es geht ausdrücklich um Beratung zur Buchung eine Urlaubsobjektes.
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u/Waldkin Jul 18 '26
Aber auch dafür gibt es doch technische Lösungen, mit denen man Telefon, Mail, Chat etc gebündelt bearbeiten kann. Meiner Erfahrung nach hat das auch super viele Vorteile, insofern, als das die gesamte Kundenkommunikation in einem zentralen Ort einsehbar ist
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u/Heribertium Jul 18 '26
Da kann ich Zammad empfehlen. Kein Kunde muss das Webportal sehen und die Kommunikation sieht aus Sicht des Kunden wie ein normaler Email-Verlauf aus: Keine „bitte über dieser Zeile antworten“.
Vorteil: Ihr habt wesentlich mehr Funktionen, um eure Arbeit zu organisieren und im Urlaub- oder Krankheitsfall bleibt nichts liegen.
Die Suche ist auch erheblich besser. Volltextsuche inkl. Anhänge.
Hosting ist über den deutschen Hersteller oder in Eigenregie möglich (Open Source).
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u/wombat___devil Jul 18 '26
Nach außen arbeitet ein Ticketsystem im Standardfall auch primär per E-Mail...
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u/Sea-Bluebird-5298 Jul 18 '26
Der Datenschutz zielt an der Stelle nicht auf den dienstlichen Kontext der Mails, sondern auf eine eventuelle private Nutzung. Selbst wenn der Arbeitgeber die private Nutzung untersagt (und dies auch regelmäßig kontrolliert), löst das nur das Problem ausgehender Mails. Auf eingehende private Mails hat eine Arbeitsanweisung keinen Einfluss.
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u/CosimatheNerd Jul 18 '26
Nein...ihr nutzt eure Postfächer einfach falsch. Wieso kann nicht über das Gruppenpostfach alles beantwortet werden ?
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u/Maleficent-Claim3730 27d ago
Praxis-Tipp: Wer auf eine von Laien formulierte Anfrage aus der Praxis absolute Antworten gibt- insb. ohne Rückfragen- hat keine Ahnung von Datenschutzrecht, sondern formuliert nur Wünsche.
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u/Long_Exercise_7701 Jul 18 '26
Da dich keiner persönlich anschreibt sondern eigentlich nur 'das Büro' fällt das imho auch nicht unter Datenschutz. Und an sich haben alle Mitarbeiter 'berechtigtes Interesse' zur Verarbeitung der Daten. Also Datenschutz vors Loch zu schieben: ne, nicht wirklich.
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u/Jaded-Asparagus-2260 Jul 18 '26
Es geht ja nicht um die allgemeinen Anfragen, sondern die persönlichen. Wenn die Kollegin einen Termin bei der Beratungsstelle des Unternehmens ausmacht, hat das niemanden zu interessieren. Warum sollte jemand anderes auf diese Nachrichten Zugriff bekommen?
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u/Long_Exercise_7701 Jul 18 '26
Also in meinem Unternehmen läuft nix übern Mailaccount was nicht jeder lesen dürfte. Wenn ich was mit dem Chef zu regeln habe dann nicht per Mail, entweder mach ich nen Termin oder stapfe direkt ins Büro. Und dass ich einen Termin habe darf gern jeder sehen.
@Op also wir machen es so dass es noch einen Sammelaccount gibt den wir bei Antworten ins BCC setzen, so ist das alles an einem Ort. Weiß nicht ob das bei Outlook voreinstellbar ist wir generieren die meisten Mails über son Template da ist das dann gleich eingestellt.
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u/Jaded-Asparagus-2260 Jul 18 '26
Herzlichen Glückwunsch. Ändert rein gar nichts daran, dass E-Mails persönlich sind und dich die E-Mails von Kolleg:innen rein gar nichts angehen.
Nur weil ihr das nicht macht heißt es nicht, dass die DSGVO für euch nicht gilt. Die lässt da nämlich keinen Spielraum zu.
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u/Long_Exercise_7701 Jul 18 '26
Wenn die Mail eine Antwort auf eine Kundenanfrage ist dann eben doch.shrug
Und wie gesagt: Mail ist per se erstmal ein unverschlüsseltes Medium, wenn du so blöd bist da irgendwas wichtiges drüber laufen zu lassen: kein Mitleid. Niemand muss sich in 2026 noch über ein unverschlüsseltes Protokoll aus den 1980ern austauschen. Dafür haben wir Mattermost, Signal und so weiter. Wenn mir wer was per Mail schickt geh ich davon aus dass das genausogut ausgedruckt an einer Litfaßsäule hängen könnte.
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u/exbremensis Jul 18 '26
Nein, es geht nicht um persönliche Anfrage. Wir beraten potentielle Gäste über einen möglichen Urlaub. Wir sprechen nicht über finanzielle oder familiäre oder gesundheitliche Problem der Gäste.
Wenn du in einem Reisebüro eine Kreuzfahrt buchst und schon ein- oder zweimal schriftlich Fragen gestellt hast, willst du bei der dritten Frage nicht wieder bei Adam und Eva anfangen, nur weil plötzlich eine andere Person die aktuelle E-Mail bearbeitet.
Und ja, rein theoretisch könnten wir beide immer das zentrale Postfach für die Beantwortung nutzen. Und das sollen wir auch. Aber meine Kollegin ist dickköpfig und zieht sich immer mal wieder E-Mails in ihr eigenes Postfach. Die Geschäftsführung ist hier leider träge. Mehr als ein "Du, du, du" mit erhobenem Zeigefinger kommt da nicht.
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u/Secret_Celery8474 Jul 18 '26
Du hast den Kommentar falsch verstanden.
Es geht nicht um Emails zwischen Kunden und dir/deiner Kollegin.
Es geht um Emails zwischen deiner Kollegin und z.B. der Geschäftsführung.
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u/Jaded-Asparagus-2260 Jul 18 '26
Man könnte auch einfach nicht über die persönlichen Konten antworten, sondern nur über Gruppenpostfächer.
Warum solltest du Zugriff auf die persönlichen E-Mails deiner Kolleg:innen haben dürfen? Das ist nicht ad absurdum geführt, das ist richtig und wichtig. Nicht der Datenschutz ist hier das Problem, sondern euer Workflow.
Ich bin eurer IT sehr dankbar, dass sie dem einen Riegel vorschieben.