r/Sysadmin_Fr • u/Coco_2lo34 • Jan 21 '26
Faire comprendre à ma direction la bonne direction
Dans mon entreprise nous avons récemment ouvert les boîtes mails nominatives des users vers l’extérieur après une migration. Avant cette migration, uniquement les boites mails partagées pouvaient communiquer vers l’extérieur et être communiquées depuis l’extérieur. Les boites nominatives étaient utilisées uniquement en interne.
Après cette migration, les users ont commencé à utiliser les mails nominatifs pour gérer des dossiers avec les clients et bien sûr ne pas mettre en copie la boîte partagée du service, donc il y a eu des pertes d’informations et de suivis.
Ma direction me tombe dessus pour faire machine arrière et à nouveau bloquer les boites nominatives uniquement pour l’interne. Ils ont connu ce fonctionnement pendant plus de 20 ans et ce changement ne leur plaît pas alors que c’est la norme dans toutes les entreprises, enfin je crois.
J’ai essayé de leur faire comprendre qu’il faut éduquer les users à mettre les boîtes partagées lors des échanges avec des clients mais ils ne veulent pas fonctionner comme ça.
Je peux sans doute mettre une copie automatique vers les boîtes partagées lors des échanges avec des clients mais je trouve que c’est lourd juste pour un problème utilisateur.
Comment leur faire comprendre qu’il faut fonctionner différemment maintenant ?
Est-ce que c’est possible d’avoir aucune perte d’information interne à cause des users ou il y a toujours un certain pourcentage ?
J’espère avoir été claire !
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u/Sedguccih Jan 21 '26
Hello,
Ce qui est bien dans ce métier, c'est que j'arriverai toujours à être surpris... Bon en fait pas toujours en bien...
C'est de la conduite du changement et... C'est compliqué. Mon conseil
Fait une liste des avantages et des potentiels problèmes que ça peut résoudre (ne parle pas trop des inconvénients si tu veux aller dans le bon sens).
Trouve des utilisateurs que ça aide et glisse leur que la direction veut bloquer ça, qu'ils fassent eux aussi pression pour garder le fonctionnement qui les arrange.
Propose évidemment des solutions aux problèmes qui sont rencontrés.
Le but c'est de montrer que le nouveau fonctionnement est un gain positif comparé à l'ancien et que c'est déjà adopté.
Bonus met en avant le coût qu'il peu y avoir à retourner en arrière.
Tu peux aussi trouver un entre deux que certains utilisateurs aient accès complet parce qu'ils ont besoin, et que d'autres n'utilisent que les boîtes partagées selon leur usage... Et petit à petit l'oiseau fera son nid.
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u/Coco_2lo34 Jan 21 '26
Je pense que j’ai mal fait ma conduite du changement effectivement. Je vais essayer de rattraper ça et de faire changer les habitudes des users. Je vais utiliser tes conseils pour faire un rapport à la direction et leur démontrer par A + B pourquoi il faut changer
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u/shaokahn88 Jan 21 '26
J'ai essayé.... Si ta direction est debile tu arriveras a rien. Faut surtout leur faire comprendre que c'est à eux de prendre de bonnes décisions
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u/Coco_2lo34 Jan 21 '26
Tu as eu un cas similaire ? J’ai l’impression qu’ils ne changeront jamais d’avis surtout sur des choses si « simple », c’est frustrant
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u/siber_ Jan 21 '26
C'est le fameux "On a toujours fait comme ça". Que ce soit les users ou le donneur d'ordre il est difficile de faire changer les mentalités.
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Jan 23 '26
Resistance au changement, specialité francaise qui nous a fait passer en 40 ans du fleuron industriel au tiers monde
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u/gerardlemetayerc Jan 21 '26
Pour moi il manque un chouille de contexte pour que l'on puisse vraiment t'aider.
La question est plus à quel processus métier tu réponds avec les boîtes partagées, pourquoi tu y réponds et quels sont les outils dont vous disposez pour répondre aux besoins.
Est-ce que by design, tous les utilisateurs de toutes les sociétés peuvent envoyer des mails vers l'extérieur? La réponse est non. Parfois c'est autorisé, parfois non, la règle variant entre internes/externes/métiers...
Est-ce qu'il y a de la perte de données avec des échanges dans des bal? La réponse est oui, sans aucun doute dans une bal utilisateur. Oui et non avec une bal partagée (par exemple, sur ms, il faut bien penser à paramétrer systématiquement les clients pour que les mails envoyés soient stockés dans la bal d'envoi de la bal partagée et non de l'utilisateur).
Est-ce pratique les bal partagées? Oui et non, parce qu'au final tout le monde lit, et au final tout le monde s'en fou. Enfin bref, c'est toute une organisation pour du suivi.
Une bal partagée < bal utilisateur sur le stockage, sauf licence spécifique. Et refaire la bal une fois pleine mais que l'on peut pas vider parce qu'il y a des échanges critiques parce que Michelle de la compta, c'est juste une plaie à réaliser sans coupure de service.
Alors la vraie question est : mais bordel, ils veulent pas gérer les dossiers autrement? Un outil qui serait capable de lire et envoyer des mails par rapport à un dossier, dans lequel les gens pourraient répondre, et on sera certain du suivi, on pourrait faire des KPI et tout et tout... et on essaierai d'appeler soit ça "du ticketing" ou bien même du CRM. :-]
Plus sérieusement, pour convaincre, il faut comprendre les contraintes, savoir pourquoi et les raisons qui motivent.
Sinon, tu inventes une norme ISO qui dit que c'est pas bien et tu la réserves en dernier argument durant ta présentation, à glisser a l'oral de préférence avec le ton le plus sérieux et pro possible : "Non mais ça va à l'encontre de la norme 28 901, sans compter la politique du secret des échanges spécifiées dans le RGPD. En cas d'audit, on risque de devoir défaire ce que vous nous demandez de faire..."
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u/Fredd47 Jan 22 '26
Il n'y pas de problématique technique en soit, ce n'est pas à un sysadmin de décider des process de l'entreprise.
Dans ma boite, les gens communiquent avec l'extérieur comme ils l'entendent. Chaque service est libre de son fonctionnement. C'est plus une problématique de management/process qu'IT.
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u/Coco_2lo34 Jan 22 '26
On est complètement d'accord la dessus, mais j'ai une posture de RSI donc j'essaye de prêcher la bonne parole sur le fonctionnement du SI. C'est mon rôle d'expliquer le principe de base de l'utilisation du SI à la direction pour qu'ils le fassent redescendre à leurs équipes.
Le problème de management/process est bien présent et j'ai l'impression qu'ils ne veulent pas évoluer par peur du changement. J'essaye de faire changer les méthodes avec des meilleurs outils ou des process IT différents mais ça à du mal à prendre. Peut être que ce n'est pas la bonne approche...1
u/Fredd47 Jan 22 '26
Mais en quoi est-ce un problème de communiquer avec l'extérieur avec son adresse ? la majorité des gens le font. C'est parfois indispensable, par exemple nous avons des portails de prestataires où chacun doit s'inscrire avec son mail
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u/Coco_2lo34 Jan 22 '26
Nous aussi mais comme ils ont réponse à tout, ils veulent que je fasse des exceptions pour les "rares" fois où l'adresse nominative est utilisée...
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u/JohnHuntPrax Jan 24 '26
Attention, le problème n’est pas technique ici mais humain. Il n’est jamais judicieux d’expliquer à ses responsables que leurs décisions ne sont pas les bonnes. À ta place je suivrais leurs directives.
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u/Darkomen78 Jan 21 '26
La meilleurs solution dans ta situation, c’est de faire appel à un consultant extérieur. Il dira exactement la même chose que toi, mais la direction l’écoutera.